商用英文書信最怕用中文直翻，不僅溝通不明確還可能丟失專業形象，這篇文章整理正式的英文 email 寫作架構、提供常用的英文 email 範例，戒掉台灣人經常犯的英文書信寫作錯誤，幫助想進入外商公司或需要與外國客戶接洽的你，學會跨國商業英文書信溝通技巧！
商用英文書信架構
想寫好一篇專業英文 email，只要掌握英文信件架構就能輕鬆上手，根據美國卡內基美隆大學 Carnegie Mellon University 分享的 ⟪Basic Structure of an Email 信件基礎架構⟫ 中說明，可將內容分成八個要素：
接下來會針對這八個要素依序解釋、說明，並附上商用英文書信範例句，更好理解、更快了解如何運用，讓我們繼續看下去吧！
商用英文書信步驟 1：信件主旨（Subject Line）
信件主旨目的在於精簡扼要說明信件主旨，讓收信者願意繼續打開信件，切忌隨意擷取內容、或如流水賬般太過口語、或語句過長，小 tip 是將重要的訊息單字往前擺，讓收信者更有效率地了解信件主旨，下方表格分享幾個商用英文書信常見範例句：
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 需請求對方回覆 | – Ideas needed: Themes for traveling – Requesting information about hotel booking |
| 探討重要內容 | – Interested in learning about English – Order for Wrong Meal – Job Application: Blue Moon Teacher |
| 通知、分享訊息 | – Sales Promotion for New Car – Party Rescheduled for Friday |
商用英文書信步驟 2：開頭稱呼語（Salutation/Greeting）
英文 email 開頭稱呼語如中文商用書信一樣百百種，首先要先搞清楚收信者的身份及關係，才能正確使用，以免造成尷尬場面，以下分別針對不同對象列出適合的稱謂語：
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 寫給主管、長輩等寫正式信件 | 寫Dear + Mr. ∕ Ms. + 對方姓氏（last name/surname）∕ 職位 ∕ 全名 – Dear Ms. Swift, – Dear Ms. Professor, – Dear Ms. Taylor Swift, |
| 開發信/不知道收件者 | – To Whom It May Concern, |
| 求職時 | – Dear Hiring Manager, – Dear Recruiting Manager, |
| 收件者為朋友 | – Hell Mary, – Hi Kevin, |
商用英文書信步驟 3：介紹自己（Identify yourself）
若對方是你第一次聯繫的對象，記得需明確介紹自己，以及很重要必須說明從何取得對方的聯繫資訊，可透過自我介紹讓對方對你有好的第一印象呦！
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 寫給職場人士 | – My name is Anna Chou, I got your contact information from X. – I am a participant in your X speech /lecture. – My name is X. We met at X conference at the Alexandra hotel. – As you may recall, I’m Jenny Chen, the sales representative of Awesome Co. |
| 寫給教授 | – I am a student in your（class name）. – My name is Jessie Tsai, Professor Lee gave me your email address. – My name is Joann Smith. We met last week at the Conference at X University. |
商用英文書信步驟 4：解釋寫信目的（Reason）
商業上講求效率、效率、高效率，英文書信中大多希望開頭即破題，並用一兩句話先說明寫這封信的主要原因。
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 正式 | – I am writing to notify（通知） you… – I am writing about order #333. – This (letter) is written about the annual Regional Conference. – I’m pleased to inform you that your team is selected to become our partner in the coming year. – As we talked on the phone last week, we’ll go for the second option. ＊畫底線處為常用句型，可以記下來呦！ |
| 非正式 | – Just a quick note to remind the meeting will reschedule. – F.I.Y（For your information 提供給你參考）, Blue Moon is an incredibly informative website. |
商用英文書信步驟 5：解釋背景（Describe situation）
這個步驟的內容長度視情況而異，簡單、清晰地告知對方自己的情況和需求，不需要刻意用很艱深的詞彙，以讓對方明確了解為主。
若內容很多，建議一段講一個重點，並且每段第一句話就簡單解釋該段的重點，可以幫助收信者更方便閱讀、快速抓到重點！
商用英文書信步驟 6：期望行動（Action Plan）
貼心地列出期望對方看完信件後採取的行動，可以讓對方清楚了解自己要做什麼回應，也可以加快事情推進。
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 約會議 | – I would be more than happy to meet at your convenience. – If you’re free, I’m available to meet on X day at X time. – If you have some free time, would you be able to give me a call? – Please let me know if you’ll be available for the meeting next Thursday. |
| 請求指教 | – Please advise whether our understanding toward this is correct or not. |
| 請求提供資料 | – Please include the contact person’s information at your reply. – I anticipate getting your draft proposal by the end of the day. – If it’s convenient for you, please provide us with your modified checklist in the earliest way. |
商用英文書信步驟 7：結論語句（Closing Line）
通常在署名前會加一句結論語句，用來表達感謝或懺悔，很像中文書信中的「感謝您撥冗閱讀」，同時也可再次強調期望對方採取的行動，以下分享幾句常見的範例句：
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 表達感謝 | – Thank you for taking the time to consider my request. – I really appreciate the help you’ve given me. – Thank you once more for your help in this matter. |
| 表達懺悔 | – Once again, I’m really sorry that… |
| 表達期待回覆 | – I’m looking forward to your reply. – If you require any further information, please feel free to contact me. – Await for your reply. |
商用英文書信步驟 8：結尾署名（Sign-off）
終於來到商用英文書信的最後一個步驟，加上一個禮貌的結尾署名，就大功告成啦！
| 常見情境 | 經典例句 |
|---|---|
| 正式 | – Yours Sincerely, ∕ Sincerely, – Yours Respectfully, ∕ Respectfully, – Best Regards, ∕ Regards, – Best Wishes, – Warm Regards, – Many Thanks, – Cordially, （「誠心地」意思） |
| 非正式 | – Cheers, （除了「乾杯」外，這個詞也有「謝謝」和「掰掰」的意思喔） – Best, （為 “Best Regards,” 的簡稱，但比較沒有距離感） – As ever, – All the best, |
恭喜學完商用英文書信的 8 個步驟！快將這些英文 email 範例收藏起來，下次職場上需要寫信時就能派上用場，如果覺得實用的話，也歡迎分享給身邊也想學習商業英文書信的朋友呦～
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